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martes, agosto 4, 2020
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    Cómo optimizar el tiempo

    El tiempo es el recurso más escaso para administrar si queremos realizar cambios para salir del escenario actual. ¿Cuáles son las herramientas necesarias para optimizarlo?

    Carlos Sosa, Director Consultora Sosa & Asociados

    La mayoría de nosotros quiere cambiar algún aspecto de su vida con el cual no está conforme. Algunas personas quieren ganar más dinero, algunos líderes anhelan ser más efectivos con su equipo, hay artistas que desean vivir de lo que aman y no pueden, hay mamás jefas de hogar que quieren poder disfrutar más a sus hijos, entre otros.

    En todos estos ejemplos hay un común denominador, la gestión del tiempo. El tiempo es el recurso más escaso para administrar si queremos realizar cambios para salir del escenario actual.

    Si aspiro a ganar más dinero y/o ser más feliz, no tengo que centrar mi atención en el dinero o en la felicidad en sí mismos, sino que tengo que focalizarme en cómo invierto la calidad y cantidad de mi tiempo para lograr lo que quiero.

    Es decir, saber cómo administrar los tiempos para modificar esa realidad que me inquieta. Es básico distinguir que el tiempo tiene diferentes atributos y calidades; por un lado, contamos con el tiempo que le dedicamos a la batalla cotidiana, poniendo el músculo, la destreza física y manual, y, por otro lado, tenemos tiempos que desde el punto de vista organizacional son más valiosos, que son los que utilizamos cuando nos detenemos a pensar, hacemos foco, nos concentramos, generamos ideas, disfrutamos de una conversación familiar, entre otros.

    Estos tiempos son los que potencian nuestra situación presente. Podríamos decir que a una tarea rutinaria, repetitiva y física le ponemos el cuerpo, la hacemos en modo automático.

    A la inversa, cuando necesitamos resolver algo complejo, analítico, que requiere de nuestros conocimientos y esfuerzo intelectual, necesitamos disponer de tiempos con lucidez mental. Para una mejor comprensión, es muy efectivo clasificar los problemas y tiempos en:

    • Importantes y urgentes: aquí ubicamos a las fatalidades, las catástrofes, los asuntos extraordinarios. Deberían acontecer muy pocas veces en la vida. Si esto ocurre a menudo, debería salirme de donde estoy o quedarme, si entiendo que no volverá a suceder. Son situaciones de alto estrés, nos consumen las reservas de supervivencia, dada la simultaneidad entre el problema importante que requiere solución inminente.
    • Importantes y no urgentes: aquí debo detenerme a pensar, ya que no existe premura por resolver porque no hay urgencia. Sí hay un problema o asunto de categoría que requiere lucidez mental. Son de carácter estratégico, agregan valor. Necesitan nuestra atención y efectiva dedicación, no necesitan apresuramiento.
    • No importantes y urgentes: son asuntos menores, operativos, que requieren más velocidad que cabeza. Delegables o de resolución por un tercero (proveedor).
    • No importantes y no urgentes: son asuntos triviales, menores. También se pueden delegar o tercerizar.

    De la categorización surge que necesitamos nuestra mente despejada para poder generar una idea, una estructura y una estrategia de acción para concretar nuestros propósitos personales y laborales.

    Por ello, si no me detengo a pensar, a reflexionar, mi hacer va a seguir siendo el mismo. Mi hacer lo puedo ir modificando cuando le pongo conocimientos que estén al servicio de la acción.

    Entonces, si deseo ser más feliz, ganar más dinero, quiero cambiar mi vida; el secreto está en dilucidar si a lo que quiero le pongo mi cuerpo, mi cabeza o ambas cosas.

    Comprender nuestra biología, cómo funciona nuestra mente y qué nos proporciona información para optimizar el uso de los tiempos. Si tenemos en cuenta nuestros sistemas mentales, también podríamos clasificar los tiempos en:

    • Emocionales y químicos: están en nuestro sistema límbico o emocional, en nuestros neurotransmisores (dopamina, serotonina y endorfinas), tienen que ver con los impulsos automáticos que nos predisponen para la acción. Son reacciones involuntarias, se anticipan a la razón.

    Para gestionarlos, una buena manera es hacer actividades pertenecientes al ámbito de nuestra corporalidad: respirar, caminar, correr, practicar deportes, descansar adecuadamente, hacer pausas activas, etc.

    También podemos gestionarlas desde nuestro pensamiento, por ejemplo cambiando nuestros pensamientos negativos. Las emociones son claves cuando son funcionales para los vínculos, potencian mi habilidad empática y capacidad de escucha.

    Estas cambian día a día, son efímeras. No es lo mismo reunirme con mi equipo un lunes (hay más ansiedad, preocupación) que un viernes (alegría, ansiedad más baja, relajación) o martes o miércoles o jueves (más equilibrio).

    Asimismo, conversar con un colaborador durante el caos de la mañana o realizarlo durante la tarde, que tenemos otro nivel de serotonina (que afecta nuestro humor), genera diferentes resultados.

    • Racionales: provienen de la corteza prefrontal, tienen que ver con el pensar, reflexionar; son más lentos que la emoción. Necesitamos estar calmos, más pacientes, darles tiempo para intervenir.

    La razón es efectiva cuando está al servicio de la acción. Pensar en silencio muchas veces es igual a hablar con uno mismo. Es irme a una dimensión futura con esa idea, planificación que busca anticiparse a la acción.

    Hasta aquí, muy efectiva. Pero si paso todo el tiempo pensando, es disfuncional porque pierdo el aquí y el ahora, la ansiedad me genera preocupación y no ocupación, la cabeza se me dispara en múltiples direcciones y se pierden las prioridades. Las actividades corporales también ayudan a mejorar los procesos de los pensamientos.

    • Automáticos: proviene del sistema rápido, “instintivo”, aquí registro las repeticiones; los recorridos quedan tallados a medida que realizo una tarea de manera rutinaria.

    Las ejecuto en modo automático, se guardan en nuestra memoria de procedimiento. Es muy útil para realizar tareas operativas, de poco valor agregado, porque no necesito pensar cada movimiento y consultar al neocórtex por cada acción a realizar.

    Es disfuncional; cuando hago todo en automático, no le agrego valor a la tarea o no estoy dispuesto a cambiar o a ser más creativo. No sirve para las tareas estratégicas o de alto valor estratégico.

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